Συναρτήσεις βάσης δεδομένων

Επισκόπηση

Οι δώδεκα συναρτήσεις στην κατηγορία βάση δεδομένων σας βοηθούν στην ανάλυση μιας απλής βάσης δεδομένων που καταλαμβάνει μια ορθογώνια περιοχή υπολογιστικού φύλλου συμπεριλαμβάνοντας στήλες και γραμμές, με τα δεδομένα οργανωμένα ως μία γραμμή για κάθε εγγραφή. Το κελί κεφαλίδας κάθε στήλης εμφανίζει το όνομα της στήλης και αυτό το όνομα αντανακλά συνήθως τα περιεχόμενα κάθε κελιού σε αυτήν τη στήλη.

Οι συναρτήσεις στην κατηγορία βάσης δεδομένων παίρνουν τρία ορίσματα ως εξής:

1. Βάση δεδομένων. Η περιοχή κελιών της βάσης δεδομένων.

2. ΠεδίοΒάσηςΔεδομένων. Η στήλη περιέχει τα δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν στους υπολογισμούς της συνάρτησης.

3. ΚριτήριαΑναζήτησης. Η περιοχή κελιών μιας ξεχωριστής περιοχής του υπολογιστικού φύλλου που περιέχει κριτήρια αναζήτησης.

Αυτά τα ορίσματα περιγράφονται αναλυτικότερα παρακάτω.

Όλες οι συναρτήσεις έχουν την ίδια έννοια διάρθρωσης της λειτουργίας. Το πρώτο λογικό βήμα είναι η χρήση των καθορισμένων ΚριτηρίωνΑναζήτησης για ταυτοποίηση του υποσυνόλου εγγραφών στη ΒάσηΔεδομένων που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί κατά τους επόμενους υπολογισμούς. Το δεύτερο βήμα είναι η εξαγωγή των τιμών δεδομένων και η εκτέλεση των υπολογισμών που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη συνάρτηση (μέσος όρος, άθροισμα, γινόμενο κ.ο.κ). Οι επεξεργαζόμενες τιμές είναι αυτές στη στήλη ΠεδίαΒάσηςΔεδομένων των επιλεγμένων εγγραφών.

Ορίσματα συνάρτησης βάσης δεδομένων

Οι παρακάτω ορισμοί ορισμάτων εφαρμόζονται για όλες τις συναρτήσεις στην κατηγορία βάση δεδομένων:

1. Όρισμα βάσης δεδομένων

   Η ΒάσηΔεδομένων καθορίζει την περιοχή των κελιών που καταλαμβάνεται από τον πίνακα της βάσης δεδομένων. Η πρώτη γραμμή της περιοχής περιέχει τα ονόματα πεδίου και οι επόμενες γραμμές είναι εγγραφές με τις αντίστοιχες τιμές πεδίου.

   Ένας τρόπος ορισμού της περιοχής κελιών είναι η εισαγωγή αναφοράς κελιού για το επάνω αριστερό κελί, ακολουθούμενο από κόλον (:) και έπειτα την κάτω δεξιά αναφορά κελιού. Παραδείγματος χάρη, A1:E10.

   Το όρισμα Βάση δεδομένων μπορεί επίσης να καθοριστεί περνώντας το όνομα μιας ονοματισμένης περιοχής ή περιοχής βάσης δεδομένων. Χρησιμοποιώντας ένα κατανοητό όνομα για να ορίσετε την περιοχή κελιών μπορεί να βελτιώσει την αναγνωσιμότητα του τύπου και τη συντήρηση του εγγράφου. Εάν το όνομα δεν ταιριάζει με το όνομα της καθορισμένης περιοχής, το Calc αναφέρει σφάλμα #ΟΝΟΜΑ?.

   Άλλα σφάλματα που μπορούν να αναφερθούν ως αποτέλεσμα άκυρου ορίσματος της ΒάσηςΔεδομένων είναι #ΤΙΜΗ! και Err:504 (σφάλμα στον κατάλογο παραμέτρων).

2. Όρισμα ΠεδίουΒάσηςΔεδομένων

   Το ΠεδίοΒάσηςΔεδομένων καθορίζει τη στήλη την οποία θα χρησιμοποιήσει η συνάρτηση για τους υπολογισμούς της μετά την εφαρμογή των κριτηρίων αναζήτησης και τις γραμμές δεδομένων που έχουν επιλεγεί. Δεν σχετίζεται με τα κριτήρια αναζήτησης.

   Καθορίστε το όρισμα του ΠεδίοΒάσηςΔεδομένων με οποιονδήποτε από τους παρακάτω τρόπους:

   • Εισάγοντας μια αναφορά σε κελί κεφαλίδας μέσα στην περιοχή ΒάσηΔεδομένων. Εναλλακτικά, εάν στο κελί έχει δοθεί κατανοητό όνομα ως ονοματισμένη περιοχή ή περιοχή βάσης δεδομένων, εισάγετε αυτό το όνομα. Εάν το όνομα δεν ταιριάζει με το όνομα μιας καθορισμένης περιοχής, το Calc θα αναφέρει σφάλμα #ΟΝΟΜΑ?. Εάν το όνομα είναι έγκυρο, αλλά δεν αντιστοιχεί σε ένα μόνο κελί, το Calc θα αναφέρει Err:504 (σφάλμα σε κατάλογο παραμέτρου).

   • Εισάγοντας έναν αριθμό για να καθοριστεί η στήλη μέσα στην περιοχή ΒάσηΔεδομένων, ξεκινώντας με το 1. Παραδείγματος χάρη, εάν μια ΒάσηΔεδομένων καταλαμβάνεται από την περιοχή κελιών D6:H123, τότε εισάγετε 3 για να δείξετε το κελί κεφαλίδας στο F6. Το Calc περιμένει ακέραιη τιμή που βρίσκεται μεταξύ του 1 και του αριθμού των στηλών που καθορίστηκαν στη ΒάσηΔεδομένων και αγνοεί τα ψηφία μετά την υποδιαστολή. Εάν η τιμή είναι μικρότερη από 1, το Calc αναφέρει Err:504 (σφάλμα στον κατάλογο παραμέτρων). Εάν η τιμή είναι μεγαλύτερη από τον αριθμό των στηλών στη ΒάσηΔεδομένων, το Calc αναφέρει σφάλμα #ΤΙΜΗ!.

   • Εισάγοντας την κυριολεκτική κεφαλίδα στήλης από την πρώτη γραμμή της περιοχής ΒάσηΔεδομένων, τοποθετώντας εισαγωγικά γύρω από το όνομα της κεφαλίδας. Παραδείγματος χάρη, "Απόσταση από το σχολείο". Εάν η συμβολοσειρά δεν ταιριάζει με μία από τις επικεφαλίδες των στηλών της περιοχής ΒάσηΔεδομένων, το Calc αναφέρει Err:504 (σφάλμα στον κατάλογο παραμέτρων). Μπορείτε επίσης να δώσετε αναφορά σε ελεύθερο κελί (όχι μέσα στις περιοχές ΒάσηΔεδομένων και ΚριτήριαΑναζήτησης) που περιέχουν την απαιτούμενη συμβολοσειρά.

   Το όρισμα ΠεδίοΒάσηςΔεδομένων είναι προαιρετικό για τις συναρτήσεις DCOUNT και DCOUNTA, αλλά απαιτείται για τις άλλες δέκα συναρτήσεις της βάσης δεδομένων.

3. Όρισμα ΚριτήριαΑναζήτησης

   Το ΚριτήριαΑναζήτησης καθορίζει την περιοχή των κελιών που περιέχει τα κριτήρια αναζήτησης. Όπως η ΒάσηΔεδομένων, η πρώτη της γραμμή είναι επίσης ονόματα πεδίου και οι επόμενες γραμμές είναι συνθήκες των σχετικών πεδίων. Οι περιοχές ΒάσηΔεδομένων και ΚριτήριαΑναζήτησης δεν χρειάζεται να είναι γειτονικές, ή ακόμα στο ίδιο φύλλο.

   Μια αναφορά σε κενό κελί ερμηνεύεται ως η αριθμητική τιμή 0.

   Μια σύμφωνη έκφραση μπορεί να είναι:

   • Ένας αριθμός ή μια λογική τιμή. Ένα αντίστοιχο περιεχόμενο κελιού ισούται με τον αριθμό ή τη λογική τιμή.

   • Μια τιμή που ξεκινά με έναν συγκριτικό (<, <=, =, >, >=, <>).

     Για =, εάν η τιμή είναι κενή αντιστοιχεί σε κενά κελιά.

     Για το <>, εάν η τιμή είναι κενή αντιστοιχεί σε μη κενά κελιά.

     Για το <>, εάν η τιμή δεν είναι κενή, αντιστοιχεί σε οποιοδήποτε περιεχόμενο κελιού εκτός από την τιμή, συμπεριλαμβανομένων των κενών κελιών.

     Σημείωση: "=0" δεν συμφωνεί με κενά κελιά.

     Για = και <>, εάν η τιμή δεν είναι κενή και δεν μπορεί να ερμηνευτεί ως τύπος αριθμού ή ένας από τους υποτύπους του και η ιδιότητα Κριτήρια αναζήτησης = και <> πρέπει να ισχύουν για ολόκληρα κελιά έχει επιλεγεί, η σύγκριση γίνεται με ολόκληρο το περιεχόμενο του κελιού. Εάν είναι μη επιλεγμένο, η σύγκριση γίνεται με οποιοδήποτε υποτμήμα του πεδίου που αντιστοιχεί στα κριτήρια. Για = και <>, εάν η τιμή δεν είναι κενή και δεν μπορεί να ερμηνευθεί ως τύπος Αριθμού ή ισχύει ένας από τους υποτύπους του.

   • Άλλη τιμή κειμένου. Εάν η ιδιότητα Κριτήρια αναζήτησης = και <> πρέπει να ισχύει για ολόκληρα κελιά είναι αληθής , η σύγκριση γίνεται με το σύνολο των περιεχομένων του κελιού. Εάν είναι ψευδής, η σύγκριση γίνεται με οποιοδήποτε υποτμήμα του πεδίου που αντιστοιχεί στα κριτήρια. Η έκφραση μπορεί να περιέχει κείμενο, αριθμούς, κανονικές εκφράσεις ή χαρακτήρες υποκατάστασης (εάν είναι ενεργοποιημένη στις επιλογές υπολογισμού).

   Ένας τρόπος καθορισμού της περιοχής των κελιών είναι να εισάγετε την αναφορά κελιού για το πάνω αριστερό κελί, ακολουθούμενο από κόλον (:) και έπειτα την κάτω δεξιά αναφορά κελιού. Παραδείγματος χάρη, A13:B14. Η περιοχή κελιών μπορεί επίσης να καθοριστεί μεταβιβάζοντας το όνομα μιας ονοματισμένης περιοχής ή περιοχής βάσης δεδομένων. Εάν το όνομα δεν ταιριάζει με το όνομα μιας καθορισμένης περιοχής, το Calc αναφέρει σφάλμα #ΟΝΟΜΑ?.

   Err:504 (σφάλμα σε κατάλογο παραμέτρων) μπορεί επίσης να αναφερθεί ως αποτέλεσμα άκυρου ορίσματος στο ΑναζήτησηΚριτηρίων.

   Τα περιεχόμενα της περιοχής ΑναζήτησηΚριτηρίων περιγράφονται πιο διεξοδικά στην επόμενη ενότητα.

Καθορισμός κριτηρίων αναζήτησης

Ο αριθμός των στηλών που καταλαμβάνεται από την περιοχή ΚριτήριαΑναζήτησης δεν χρειάζεται να είναι ο ίδιος με το πλάτος της περιοχής ΒάσηΔεδομένων. Όλες οι επικεφαλίδες που εμφανίζονται στην πρώτη γραμμή του ΚριτήριαΑναζήτησης πρέπει να ταυτίζονται με τις επικεφαλίδες στην πρώτη γραμμή του ΒάσηΔεδομένων. Όμως, δεν χρειάζεται να εμφανίζονται όλες οι επικεφαλίδες του ΒάσηΔεδομένων στην πρώτη γραμμή του ΚριτήριαΑναζήτησης, ενώ μια επικεφαλίδα στο ΒάσηΔεδομένων μπορεί να εμφανιστεί πολλές φορές στην πρώτη γραμμή του ΚριτήριαΑναζήτησης.

Τα κριτήρια αναζήτησης εισάγονται στα κελιά της δεύτερης και των επόμενων γραμμών της περιοχής ΚριτήριαΑναζήτησης, κάτω από τη γραμμή που περιέχει τις επικεφαλίδες. Τα κενά κελιά μέσα στην περιοχή ΚριτήριαΑναζήτησης αγνοούνται.

Δημιουργήστε κριτήρια στα κελιά της περιοχής ΚριτήριαΑναζήτησης χρησιμοποιώντας τους τελεστές σύγκρισης <, <=, =, <>, >= και >. Το = προϋποθέτει μη κενό κελί που δεν αρχίζει με τελεστή σύγκρισης.

Εάν γράψετε πολλά κριτήρια σε μια γραμμή, συνδέονται με AND. Εάν γράψετε πολλά κριτήρια σε διαφορετικές γραμμές, συνδέονται με OR.

Τα κριτήρια μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας χαρακτήρες υποκατάστασης, με την προϋπόθεση ότι οι χαρακτήρες υποκατάστασης έχουν ενεργοποιηθεί μέσω της επιλογής Ενεργοποίηση χαρακτήρων υποκατάστασης στους τύπους στον διάλογο - LibreOffice Calc - Υπολογισμός. Όταν η διαλειτουργικότητα με το Microsoft Excel είναι σημαντική για το υπολογιστικό σας φύλλο, αυτή η επιλογή πρέπει να ενεργοποιηθεί.

Ακόμα πιο ισχυρά κριτήρια μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας κανονικές εκφράσεις, με την προϋπόθεση ότι οι κανονικές εκφράσεις έχουν ενεργοποιηθεί μέσω της επιλογής Ενεργοποίηση κανονικών εκφράσεων σε τύπους στον διάλογο - LibreOffice Calc - Υπολογισμός.

Μια άλλη ρύθμιση που επηρεάζει τον χειρισμό των κριτηρίων αναζήτησης είναι η επιλογή Search criteria = and <> must apply to whole cells στον διάλογο - LibreOffice Calc - Calculate. Αυτή η επιλογή ελέγχει εάν τα κριτήρια αναζήτησης που ορίσατε για τις συναρτήσεις της βάσης δεδομένων πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς ακριβώς με ολόκληρο το κελί. Όταν η διαλειτουργικότητα με το Microsoft Excel είναι σημαντική για το υπολογιστικό σας φύλλο, αυτή η επιλογή πρέπει να ενεργοποιηθεί.

Παραδείγματα χρήσης συνάρτησης βάσης δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας δίνει ένα παράδειγμα πίνακα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται για να δείξει πώς να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις στην κατηγορία βάση δεδομένων. Η περιοχή κελιών A1:E10 περιέχει εικονικές πληροφορίες για τους προσκεκλημένους επισκέπτες στη γιορτή γενεθλίων του Τζο. Οι παρακάτω πληροφορίες δίνονται για κάθε όνομα επισκέπτη, τάξη σχολείου, ηλικία σε έτη, απόσταση από το σχολείο σε μέτρα και βάρος σε χιλιόγραμμα.

	A	B	C	D	E
1	Όνομα	Τάξη	Ηλικία	Απόσταση	Βάρος
2	Άντι	3	9	150	40
3